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2020 12/ 25 09:24:14
来源:广州日报

推广电子化办公,管理要跟上

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  疫情突发加速了用人单位电子化办公。因为方便快捷,越来越多的用人单位开始利用微信辅助管理员工。然而,有媒体记者采访发现,受使用主体难确定,电子数据内容模棱两可、易篡改难保存等影响,以微信为代表的电子化办公频频引发劳动纠纷。

  移动互联网时代,工作时间和工作场所的边界逐渐模糊,企业和员工的工作方式都发生了变化,企业利用微信、QQ等社交工具布置工作任务,考勤、奖惩员工,发放工资、报销费用已经很普遍。从工作任务的布置到完成,劳动者与管理人员通过电子信息手段办公逐渐成为常态。这种办公方式当然有好的一面,比如,及时沟通、资源共享、动态监督等,既可以提高沟通效率,也能节约成本。

  但从另一个角度看,这些办公产品在设计之初,就只是一种日常沟通的社交软件,许多产品的功能和设计,都没有考虑到办公场景的诸多情况。这也导致企业和员工在使用时容易发生纠纷。此外,有很多企业虽然用上了电子化办公工具,但相关的管理办法还是老一套。不少规章制度仍然遵循纸质备案、书面提交的流程和模式,企业关于电子数据如何使用和保存没有明确规定。不规范的管理办法不仅不利于员工权益维护,也不利于企业长远发展。

  毫无疑问,电子化办公是大势所趋,如何真正发挥其优势值得更多思考。电子化办公要依法依规且建立起完善的管理制度才能有效使用。比如,企业通过微信群进行工作安排,那么规章制度也要做相应的调整,对员工办公、考勤、报销、工资等各项具体事项定好明细“规矩”,这样才能让电子证据生效。只有有规可循,和谐的劳动关系才能建立。

  此外,以微信等为代表的电子化办公还有一个特点,就是容易混淆工作与生活的边界。这也让不少员工受到困扰,比如,当到了下班时间,员工停止了手上的工作,准备将今天剩下的所有时间都留给自己后,却因为有了即时通信工具,企业还是可以随时通过网络将员工拉回工作中。

  这就需要企业通过新的管理理念来适应这种新变化。无论是管理者还是员工,都要为这种新的工作模式更新自己的工作管理理念。比如,在绩效考核方式上,企业管理者不妨由以付出时间为主转向以结果导向为主,如此一来,员工通过电子办公也一样能保质保量甚至更高效地完成工作。

  说到底,不管电子化办公用的是哪种工具,只有不断更新管理理念,完善相关规章制度,才能真正发挥其提高工作效率的作用,让企业和员工都能从中受益。(刘琛) 

【纠错】 【责任编辑:张倩 】
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